Ủy ban nhân dân tỉnh
Thứ ba 12/11/2019
Quán triệt một số nội dung công tác hậu cần, lễ tân phục vụ lễ kỷ niệm 110 năm thành lập tỉnh
 
   Ngày 02/9/2019 Ban tổ chức kỷ niệm các sự kiện lịch sử của tỉnh năm 2019 đã Quán triệt một số nội dung công tác hậu cần, lễ tân Lễ kỷ niệm 110 năm thành lập tỉnh, 70 năm thành lập Đảng bộ tỉnh Lai Châu tại Công văn số 41/CV-BTC.   
 
     
  
   Nhằm chuẩn bị tốt các điều kiện, tổ chức đón tiếp khách nhiệt tình, chu đáo, thể hiện sự thân thiện, mến khách, quảng bá hình ảnh, con người Lai Châu với các đại biểu, khách mời tham dự các hoạt động kỷ niệm các sự kiện lịch sử của tỉnh năm 2019, Ban Tổ chức quán triệt một số nội dung sau:
 
1. Nguyên tắc chung
 
- Các đầu mối đón tiếp khách phải bố trí 01 lãnh đạo đơn vị để đón, tiễn, chỉ đạo toàn bộ công tác lễ tân trong quá trình đón tiếp.
 
- Mỗi đoàn đại biểu phải bố trí ít nhất 01 cán bộ để làm công tác lễ tân, phục vụ, đưa đón đoàn đại biểu trong toàn bộ thời gian đại biểu tham dự Lễ kỷ niệm; các Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính các cơ quan phải tổ chức kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ cơ quan mình.
 
(Đề nghị các cơ quan, đơn vị được giao làm đầu mối đón các đoàn khách gửi danh sách cán bộ (tên, số điện thoại) được cử tham gia đón từng đoàn khách về Văn phòng UBND tỉnh trước 15h ngày 03/10/2019).
 
- Theo sát đoàn trong suốt quá trình đoàn tham dự Lễ kỷ niệm (từ lúc đón đoàn đến lúc xác nhận Đoàn đã về đến nơi an toàn và báo về Văn phòng UBND tỉnh); kịp thời thông tin với Ban Tổ chức những vấn đề phát sinh để tháo gỡ (nếu có).
 
- Lãnh đạo, cán bộ làm công tác lễ tân, đón tiếp đại biểu phải trách nhiệm, có thái độ tôn trọng, hiếu khách, niềm nở, ăn nói lịch sự; trang phục gọn gàng, lịch sự (Nam: Quần tối màu, áo sơ mi trắng; Nữ: Áo dài truyền thống hoặc trang phục dân tộc, trang phục công sở) để tạo ấn tượng tốt đẹp về hình ảnh, con người Lai Châu đối với các Đại biểu tham dự. Khuyến khích công chức nắm được những điểm nổi bật của tỉnh về kinh tế, văn hóa, xã hội … để có thể giới thiệu, quảng bá về tỉnh Lai Châu (Thông cáo báo chí, thông tinh kinh tế - xã hội, các địa điểm du lịch của tỉnh đã được đưa lên Công thông tin điện tử của tỉnh: laichau.gov.vn).
 
- Chủ động trong việc bố trí lực lượng, chủ động xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, hiệp đồng tốt với Tổ Hậu cần, lễ tân, Ban tổ chức để nắm bắt.
 
- Nắm rõ lịch trình, nội dung, thời gian các sự kiện của tỉnh để đưa, đón các đại biểu đến dự đúng thời gian, thành phần; nắm rõ địa điểm ăn, nghỉ, sơ đồ, vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu.
 
2. Về công tác nắm thành phần, thời gian, đón khách:
 
- Lãnh đạo, cán bộ được giao thực hiện nhiêm vụ đầu mối đón tiếp khách (lễ tân) phải chủ động liên lạc nắm thông tin, xác nhận đại biểu tham dự (thành phần, giới tính, chức vụ, số lượng tham gia, lịch trình), trường hợp khác với thành phần, số lượng đã đăng ký thì phải báo lại ngay với Văn phòng UBND tỉnh để chốt lại đại biểu.
- Hướng dẫn Đoàn về cách di chuyển, đường đi, khách sạn Đoàn được bố trí nghỉ; thường xuyên liên lạc nắm thông tin, dự kiến thời gian đại biểu đến, thông báo với Văn phòng UBND tỉnh để mời Lãnh đạo tỉnh đón (khi đoàn đến thị trấn Tam Đường thì phải báo cho Văn phòng UBND tỉnh để thông báo cho Lãnh đạo tỉnh ra đón đoàn tại khách sạn được phân công).
 
- Nhận phòng nghỉ và hướng dẫn đại biểu vào các phòng theo sơ đồ đã duyệt (Sơ đồ phòng do tổ lễ tân của Văn phòng UBND tỉnh cung cấp từ 13h30p ngày 04/10/2019 tại các khách sạn; trường hợp cần cung cấp sớm do đoàn đến sớm hơn đề nghị liên hệ về Văn phòng UBND tỉnh).
 
- Ra đón đại biểu sớm, khi gặp khách phải niềm nở, chào hỏi giới thiệu tên, chức vụ, đơn vị công tác;
 
- Giúp đại biểu lấy thẻ phòng nghỉ (giải thích với đại biểu về sự bất tiện, để đại biểu thông cảm nếu không bố trí được các thành viên trong đoàn cùng một địa điểm khách sạn); chuyển giấy mời cơm, thẻ đại biểu, biển xe ưu tiên (nếu có), chương trình lễ kỷ niệm, quà cho đại biểu (từ sở Văn Hoá TT&DL) để phát cho đại biểu; hướng dẫn đại biểu về nơi ăn sáng, ăn trưa, thời gian ăn, thời gian di chuyển; thời gian tham gia các chương trình kỉ niệm;
 
- Các đại biểu không sử dụng phòng ngủ, lễ tân phải báo lại cho Văn phòng UBND tỉnh; đặc biệt lưu ý đối với các đại biểu tại các huyện, lễ tân liên lạc với Chánh văn phòng các huyện để chốt số lượng đại biểu đăng ký phòng ngủ.
 
3. Về hướng dẫn tiếp ăn:
 
- Thời gian và địa điểm ăn:
   +  Tối ngày 04/10/2019:    18h30’
   + Sáng ngày 05/10/2019:  6h30’
   + Trưa ngày 05/10/2019:  11h30’
   + Tối ngày 05/10/2019:     17h – 18h30’
   +Sáng ngày 06/10/2019:   6h30’
 
Đại biểu nghỉ tại khách sạn Hoàng Nhâm, Bình Long (thay đổi so với kế hoạch hậu cần đã ban hành): ăn tại khách sạn Hoàng Nhâm;
 
Khách nghỉ tại khách sạn Mường Thanh và các khác sạn khác ăn tại Trung tâm tổ chức sự kiện khách sạn Mường Thanh.
 
- Lễ tân phải nắm được thời gian, địa điểm các bữa ăn; thống nhất hẹn khách thời gian ở sảnh khách sạn để đưa khách đến địa điểm ăn được kịp thời, đúng giờ; đại biểu không tham dự ăn phải báo lại cho nhóm phục trách lễ tân của Văn phòng UBND tỉnh.
 
- Lễ tân phải nắm sơ đồ, vị trí bàn ăn từ Tiểu ban (đối với khách VIP); đưa khách vào đúng vị trí; cùng tham gia ăn cùng đoàn.
 
- Đại diện lãnh đạo, lễ tân phải cùng dự ăn với các đại biểu theo chương trình.
 
- Nắm bắt về món ăn mà đại biểu bị dị ứng, kịp thời báo với nhóm hậu cần, hoặc khách sạn để có phương án bố trí cho đại biểu.
 
4. Quà lưu niệm
 
Quà cho đại biểu bộ phận Lễ tân có trách nhiệm lấy từ Tiểu ban, ký xác nhận (Sở Văn hoá &TTDL); Lãnh đạo đơn vị trực tiếp trao quà cho các đại biểu (Riêng đối với Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, quà sẽ do Lãnh đạo tỉnh trao; các đầu mối lễ tân vẫn nhận quà tại Sở Văn hóa – TT – DL sau đó chuyển cho Lãnh đạo tỉnh).
      
5. Phương tiện đưa, đón; đón tiếp đại biểu:
  
- Phương tiện đón các đại biểu nguyên là lãnh đạo tỉnh qua các thời kỳ, đại biểu nguyên là Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy: Xe do các văn phòng bố trí, trưng tập từ khi đón đến tiễn. Phương tiện đón đại biểu các huyện, nguyên lãnh đạo sở, ngành đang nghỉ hưu tại huyện sử dụng xe do UBND các huyện đưa đón. Phương tiện đại biểu nguyên là lãnh đạo sở, ngành, đang nghỉ hưu trên địa bàn Thành phố sử dụng xe do UBND thành phố đưa đón.
  
- Lễ tân phải có trách nhiệm nhắc, đôn đốc đại biểu về thời gian đưa, đón từ việc di chuyển đến địa điểm ăn, tham gia các hoạt động kỉ niệm; xử lý các việc phát sinh (như đại biểu quên giờ, nhỡ xe).
  
- Quán triệt lái xe phải an toàn, chu đáo, niềm nở; nghiêm túc chấp hành văn hóa giao thông.
 
 6. Tham gia hỗ trợ trong việc đảm bảo sức khoẻ cho đại biểu:
 
- Lễ tân phải lưu ý sức khoẻ đại biểu, tại mỗi khác sạn đều có bác sỹ trực; nắm bắt cụ thể số điện thoại của các bác sỹ trực tại các địa điểm; lưu ý việc các đại biểu dị ứng với các món ăn; đặc biệt quan tâm đến sức khoẻ của các đồng chí nguyên lãnh đạo.
 
- Trường hợp quá giờ mà không thấy đại biểu phản hồi, cần liên lạc với các thành viên còn lại trong đoàn, nếu cần thiết phải báo với khách sạn để kiểm tra đại biểu tại phòng nghỉ để đưa ra phương án xử lý kịp thời.
  
 7. Tiễn đại biểu:
 
- Tiễn đại biểu theo chương trình chung là sáng ngày 06/10 (sau khi ăn sáng). Lễ tân có trách nhiệm hướng dẫn khách trả phòng, trợ giúp khách kiểm tra đồ đạc; trường hợp đại biểu quên đồ lễ tân có trách nhiệm hỗ trợ chuyển trả.
 
- Lễ tân có trách nhiệm xác nhận đại biểu đã về an toàn; cảm ơn đại biểu và hẹn được gặp lại.
  
- Các trường hợp đại biểu chưa về ngày 06/10 thì phải báo lại ngay cho Văn phòng UBND tỉnh.
 
8. Số điện thoại, liên hệ:
 
- Văn phòng UBND tỉnh: Đ/c Đặng Thị Diệu Thuý – Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính, SĐT: 0945.381.299
 
- Sở Văn hoá TT&DL: Đ/c Trần Thị Kim Oanh – Phó Chánh văn phòng, SĐT: 0915.467.433
 
- Sở Thông tin và Truyền Thông: Đ/c Hoàng Thị Ngọc Diệp – Chuyên viên thông tin báo chí: 0979.589.685
     
- Sở Y tế:
 
+ Chăm sóc sức khoẻ: Đ/c Nguyễn Thế Phong, Phó Giám đốc Sở Y tế: 0912 600 925.
 
+ An toàn thực phẩm: Đ/c Chu Văn Ban, Chi cục trưởng Chi cục ATVSTP: 0915 357 226.
 
- Đảm bảo an ninh: Đ/c Nguyễn Minh Hoạt, Đại tá, Trưởng phòng PA03 Công an tỉnh: 0912 394 510.

     

 
Minh Tiến
 print   send mail